resume Manejamen Umum

BAB 8

PENGGERAKAN

Fungsi Proses Penyusunan Personalia :

1. Memastikan bahwa karyawan yang dipilih adalah yang kompeten.
2. Memberikan karyawan pengetahuan dan keterampilan yang  up-to-date untuk dapat melakukan pekerjaan mereka.
3. Memastikan bahwa organisasi tersebut mempertahankan karyawan yang kompeten dan berkinerja tinggi.

Proses Penyusunan Personalia :

1. Perencanaan sumber daya manusia, yang dirancang untuk menjamin keajegan dan pemenuhan kebutuhan personalia organisasi.
2. Penarikan, yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia.
3. Seleksi, mencakup penilaian dan pemilihan diantara calon-calon personalia.
4. Pengenalan & orientasi, yang dirancang untuk membantu individu-individu yang terpilih menyesuaikan diri dengan lancar dalam organisasi.
5. Latihan dan pengembangan, program ini bertujuan meningkatkan kemampuan perseorangan dan kelompok untuk mendorong efektivitas organisasi.
6. Penilaian pelaksanaan kerja, dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perorangan dan standar-standar yang dikembangkan bagi posisi tersebut.
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan, yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu yang akan datang.
8. Perencanaan dan pengembangan karier, yang mencakup transfer (promosi), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian atau pensiun.

Perencanaan SDM :

1. Faktor Internal
2. Faktor Eksternal

Proses Perencanaan SDM :

• Langkah-langkah dalam perencanaan:

1. Menilai sumber daya manusia saat ini
2. Menilai kebutuhan masa depan sumber daya manusia
3. Mengembangkan program untuk memenuhi kebutuhan masa depan

Penilaian SDM Saat Ini :

1. Inventarisasi Sumberdaya Manusia
2. Job Analysis
3. Deskripsi Pekerjaan
4. Spesifikasi Pekerjaan

Recruitment :

        1. Dari luar

                     Kelemahan : mahal, adanya turn over

        2. Dari dalam

                Keuntungan :

•   orang yg direkrut sudah mengenal organisasi,   budaya organisasi dan   anggota organisasi
•   Kebijakan promosi memperkuat loyalitas
•   Memberi inspirasi untuk lebih berprestasi
•   Pengiklanan, rekomendasi dari karyawan yang   sedang bekerja (employee referrals), lembaga   pendidikan, kantor penempatan   tenaga kerja.

Selection Devices :

• Application Forms
• Written Tests
• Performance Simulations
• Interviews
• Background Investigations
• Physical examinations

Orientation :

        1. Work-unit orientation :

• Membiasakan karyawan baru dengan tujuan unit
• Menjelaskan bagaimana pekerjaannya dapat memberikan kontribusi pada tujuan unit
• Memperkenalkan karyawan baru dengan rekan kerjanya

        2. Organization orientation :

• Menginformasikan tentang tujuan perusahaan, sejarah, filsafat, prosedur dan aturan-aturan dalam organisasi
• Melihat seluruh bagian organisasi

Manajemen Kinerja Karyawan :

• Suatu proses menetapkan standar kinerja dan penilaian kinerja karyawan untuk sampai pada keputusan HR objektif dan untuk menyediakan dokumentasi dalam mendukung keputusan tersebut.

Compensation and Benefits :

• Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.
• Kompensasi sangat penting bagi karyawan sebagai individuà, karena upah merupakan suatu ukuran nilai atau karya mereka
• Kompensasi juga penting bagi organisasià sebagai pengukur organisasi
• Kompensasi harus diberikan secara adil. Sebab para karyawan biasanya menilai keadilan pembayaran mereka melalui pembandingan besarnya kompensasi dengan karyawan-karyawan lainnya.

        1. Manfaat dari sistem kompensasi yang fair, efektif, dan tepat :

• Membantu mempertahankan dan menarik karywan yang berkinerja tinggi
• Berdampak pada kinerja strategis organisasi

Training & Development :

       1. Tujuan:

• Memperbaiki efektifitas kerja untuk mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan

       2. Dilakukan dengan:

• training/pelatihan : memperbaiki penguasaan ketrampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan
• Pengembangan : peningkatan kemampuan secara lebih luas, sikap, dan kepribadian

Training & Dev Method :

       1. On the job training :

• Coaching
• Planned progression atau pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda.
• Rotasi
• Penugasan sementara
• Sistem penilaian prestasi formal

        2. Of the job training :

• Program-program pengembangan eksekutif di universitas-universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya, dimana para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metoda-metoda lainnya.
• Latihan laboratorium, di mana seseorang belajar lebih sensitif (peka) terhadap orang lain, lingkungan.
• Pengembangan organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan keseluruhan organisasi.

Career Development :

• Faktor-faktor yang mempengaruhi prestasi karyawan:

1. Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk menunjukkan apa yang telah dilakukan seseorang di waktu yang lalu.
2. Bakat dan minat (aptitude and interest), untuk memperkirakan minat dan kapasitas/kemampuan seseorang.
3. Sikap dan kebutuhan (attitudes and needs), untuk meramalkan tanggung jawab dan wewenang seseorang.
4. Kemampuan-kemampuan analitis dan manipulatif, untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan.
5. Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik pekerjaan.

MOTIVASI :

• segala sesuatu yang membuat seseorang bertingkah laku tertentu atau paling tidak berkeinginan  untuk bersikap tertentu.

Model Motivasi :

1. Motivasi Tradisional
2. Model Hubungan Manusiawi
3. Model Sumber Daya Manusia

Beberapa teori motivasi adalah sebagai berikut :

• HirarkiKebutuhan Maslow : 

1. Kebutuhan fisiologis : makan, minum, tempat tinggal
2. Kebutuhan akan keamanan dan keselamatan : bebas dari ancaman
3. Kebutuhan sosial : rasa memiliki, berafiliasi, berteman, rasa cinta
4. Kebutuhan harga diri : penghargaan  diri, otonomi, status, penghormatan, atensi
5. Kebutuhan aktualisasi diri : meningkatkan penggunaan kemampuan, keahlian dan potensi.

• TeoriKebutuhan ERG dariAlfeder.

Teori ini merupakan pengolahan lebih lanjut dari hirarki  ke-butuhan maslow. Menurut Alfeder terdapat 3 (tiga) kelompok kebutuhan, yaitu :

1. eksistensi (exsistance: E) : makanan, minuman, udara
2. keterkaitan (relatedness : R) : hubungan sosial, hubungan antar pribadi
3. pertumbuhan (growth : G) : keinginan untuk mengembang-kan diri

• Teorimotivasidari Frederick Herzberg. 

Teori ini menjelaskan kesimpulan penelitian Herzberg teNtang adanya :

1. hygiene factor, yaitu  bila faktor ini ada maka karyawan akan puas, tetapi bila tidak ada akan menimbulkan ketidak-puasan. Misalnya : upah, jaminan pekerjaan, kondisi kerja, status.
2. motivation factors, yaitu bila faktor tersebut ada maka akan menggerakkan tingkat motivasi yang kuat dan dapat menghasilkan prestasi kerja yang baik pada karyawan, tetapi bila tidak ada maka tidak akan timbul ketidakpuasan yang berlebihan. Misalnya : prestasi, pengakuan, tanggungjawab, kemajuan.

• TeoriKebutuhanMenurut McClelland.

McClelland mengajukan teori motivasi yang berkaitan erat dengan konsep belajar melalui kehidupan dalam suatu budaya. Tiga kebutuhan  yang dipelajari melalui kebudayaan tersebut adalah :

1. kebutuhan berprestasi (need of achievement) : dorongan  untuk mencapai bahkan melampaui standart yang telah di-buat.
2. kebutuhan berkuasa (need of power ) : keinginan untuk membuat orang lain melakukan cara yang dikehendaki.
3. kebutuhan berafiliasi (need of afiliation ) : keinginan untuk menjalin hubungan akrab dan bersahabat.

Pedoman Pemenuhan Kebutuhan (George F. Terry) :

1. Memperlakukan sebagai individu
2. Perubahan dengan persiapan
3. Kebiasaan dan emosi
4. Pemberian penghargaan
5. Perasaan sebagai anggota yang dipentingkan
6. Tidak memberikan kritik dimuka umum
7. Memberitahukan kesalahan dengan cara yang tepat
8. Pimpinan yang dihormati dan dipercayai

BAB 9

KOMUNIKASI DAN KEPEPIMPINAN

Komunikasi :

• Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain

Komunikasi dilakukan seseorang dapat berfungsi sebagai :

1. fungsi kontrol : pengendali perilaku
2. fungsi motivasi : faktor meningkatkan motivasi
3. fungsi ekspresi perasaan : penyampai perasaan kepada orang lain
4. fungsi informasi : penyampai data /informasi, lebih lanju berguna untuk pengambilan keputusan

Model proses komunikasi :

1. Sumber (source)
2. Pengubahanberitakedalamsandi/kode (encoding).
3. Pengirimanberita (transmitting the message).
4. Penerimaberita.
5. Pengartianataupenterjemahankembaliberita (de-coding).
6. Umpanbalik (feed back).

Efektifitas Komunikasi Organisasi :

• Saluran Komunikasi Formal

1. Semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi
2. Menghambat aliran informasi antar tingkat organisasi

• Struktur Organisasi
• Spesialisasi jabatan
• Pemilikan informasi

Tipe Saluran Komunikasi :

• Komunikasi vertikal

1. Komunikasi ke bawah (memberi pengarahan, informasi, instruksi, dll)
2. Komunikasi keatas (suplay informasi yang terjadi di tk.bawah: laporan periodik, penjelasan, gagasan, dll)

• Komunikasi Lateral/Horizontal

1. Komunikasi antara anggota dlm kel. yg sama
2. Komunikasi antara departemen pd tingkatan organisasi yg sama
3. Bersifat koordinatif

• Komunikasi Diagonal

Hambatan Komunikasi efektif :

• Hambatan-hambatan organisasional

1. Tingkatan hierarki
2. Wewenang manajerial
3. Spesialisasi

• Hambatan-hambatan antar pribadi

1. Persepsi selektif
2. Status/kedudukan komunikator
3. Keadaan membela diri
4. Pendengaran lemah
5. Ketidaktepatan penggunaan bahasa

Peningkatan Efektivitas Komunikasi :

1. Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif
2. Penggunaan Umpan – Balik
3. Menjadi Komunikator yg lebih efektif

Kepepimpinan :

• Kepemimpinan: Kemampuan untuk mempengaruhi kelompok menuju pencapaian sasaran
• Kekuasaan: Kemampuan untuk mempengaruhi perilaku orang lain agar melakukan sesuatu (meskipun tidak diinginkan)

Teori Kepemimpinan :

        1. Great-man Theory:

• Setiap jaman memiliki pemimpin besar. Perubahan sosial terjadi karena para pemimpin besar memulai & memimpin perubahan & menghalangi orang lain yang berusaha membawa masyarakat kearah yang berlawanan(James, 1980)
• Kepemimpinan merupakan bakat atau bawaan sejak seseorang lahir

        2. Trait theory

• Ada karakteristik seseorang (personality trait) yang membedakan seorang pemimpin dengan yang bukan pemimpi
• Contoh: kemampuan adaptasi terhadap situasi, kepekaan sosial, ambisius, asertif, kooperatif, decisive, dapat diandalkan, keinginan untuk mendominasi, energik, percaya diri, resistance terhadap stres & mau mengemban tanggung jawab, cerdas, memiliki hubungan manusiawi
• Sifat-sifat kepemimpinan:

1. Kemampuan sebagai pengawas (supervisor ability)
2. Kebutuhan akan prestasi dlm pekerjaan (tanggung jawab dan keinginan untuk sukses)
3. Kecerdasan (kebijakan, daya pikir, kreativitas)
4. Ketegasan (decesiveness): kemampuan membuat keputusan & memecahkan masalah
5. Kepercayaan diri
6. Inisiatif, kemampuan bertindak

3. Contingency theory :

• Kepemimpian dipengaruhi oleh situasi dimana faktor-faktor tertentu dari situasi menentukan ciri-ciri pemimpin yang sesuai untuk situasi tersebut
• Munculnya pemimpin dalam suatu organisasi tergantung pada aspek karakteristik birokrasi, organisasi informal, karakteristik hubungan antara atasan bawahan, rancangan tugas yang memungkinkan individu mencapai aktualisasi diri dan aspek kesesuaian antara sasaran organisasi dengan sasaran individual para anggotanya(Bennis, 1981)

4. Behavioral theory :

1. Teory X & Y (McGregor)
2. Sistem Manajemen (Likert)
3. Kisi-kisi Manajerial (Blake and Mouton)
4. Studi Ohio State

5. Big Bang Theory :

1. Suatu peristiwa besar menciptakan seseorang menjadi pemimpin
2. Mengintegrasikan antara situasi dan pengikut
3. Situasi mrpk peristiwa besar seperti revolusi, kekacauan/kerusuhan, pemberontakan, reformasi dll
4. Pengikut adalah orang yang menokohkan seseorang dan bersedia patuh dan taat

BAB 9

Proses Pengawasan

1. Penetapan Standar Pelaksanaan

• Target penjualan, keselamatan kerja 3 bentuk standar umum :

• Standar Fisik _kuantitas barang/jasa,kualitas produk

• Standar Moneter _ biaya kerja, pendapatan

• Standar waktu _ batas waktu produksi

2. Penetapan Pengukuran Pelaksanaan

• Berapa kali dilakukan
• Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan
• Siapa yang terlibat

3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

• Pengamatan (observasi)
• Laporan-laporan (lisan / tulis)
• Metoda otomatis
• Inspeksi, Pengujian (test), Pengambilan sampel _ internal auditor

4. Perbandingan dan analisa penyimpangan

5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

• standar diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan secara bersamaan

• perancangan proses pengawasan

Pengawasan yg berlebihan _ menimbulkan birokrasi, mematikan kreativitas, dan pada akhirnya merugikan organisasi

Pengawasan yg kurang _ pemborosan sumber daya & sulit mencapai tujuan

BAB 10

Perubahan

Managing Resistance to Change

• Why People Resist Change?

• Ketidakjelasan dan ketidakpastian
• Nyaman dengan kebiasaan lama
• Kekhawatiran kerugian pribadi
• Keyakinan bahwa perubahan tidak menguntungkan organisasi

Persoalan dlm Perubahan Organisasi

• Perubahan Budaya Organisasi

• Budaya kebal terhadap perubahan

1. Pembentukannya membutuhkan waktu yang lama
2. Cenderung menjadi berurat dan berakar

• Faktor situasi dalam perubahan budaya:

1. Terjadi krisis yg dramatis
2. Pergantian Pimpinan
3. Organisasinya muda dan kecil
4. Budayanya lemah

Merangsang Inovasi

• Kreativitas

• Kemampuan untuk menggabungkan ide-ide dengan cara yang unik atau membuat hubungan yg tidak biasa di antara ide-ide.

• Inovasi

• Proses mencari ide kreatif dan mengubahnya menjadi produk, jasa, atau metode kerja yang bermanfaat.

Merangsang & Memelihara Inovasi

• Variabel Struktur

1. Struktur organik
2. Ketersediaan sumber-sumber yang melimpah
3. Komunikasi yang terus menerus
4. Meminimalisasi tekanan waktu
5. Dukungan pekerjaan & Non pekerjaan

~ oleh susmakcebok pada Desember 19, 2011.